Privacy & anonimiteit

Bij ELLA HR geloven we dat eerlijke feedback alleen ontstaat wanneer mensen zich veilig voelen. Daarom zijn privacy en anonimiteit ingebouwd in hoe het platform werkt. ELLA HR is de platformleverancier. Jouw organisatie is verantwoordelijk voor het uitvoeren van het onderzoek en voor het bepalen waarom en hoe medewerkersdata wordt gebruikt. ELLA HR verwerkt gegevens uitsluitend namens organisaties.

1) We meten om te verbeteren, niet om mensen te beoordelen

ELLA HR helpt organisaties patronen en thema’s te begrijpen op team- of organisatieniveau.

2) Resultaten zijn beschermd tegen herleidbaarheid

We tonen geen dashboards voor groepen die te klein zijn, en we voorkomen filtercombinaties die iemand identificeerbaar kunnen maken. Om anonimiteit te beschermen hanteren we een minimale groepsgrootte (minimaal 5). In sommige gevallen passen we strengere drempels toe of onderdrukken we resultaten wanneer er risico is op herleidbaarheid.

3) We verzamelen alleen wat nodig is

Alleen de minimale informatie die nodig is om onderzoeken te versturen en inzichten te genereren.

4) We houden data veilig

Toegang is rolgebaseerd, verbindingen zijn beveiligd en we passen passende beveiligingsmaatregelen toe.

5) We bewaren data niet langer dan nodig

Bewaartermijnen worden afgestemd met organisaties, en data kan worden verwijderd of geanonimiseerd wanneer dat passend is. Medewerkers hebben rechten onder de AVG (zoals inzage of verwijdering). Verzoeken worden meestal door de werkgever afgehandeld. Wij ondersteunen organisaties bij het beantwoorden van dergelijke verzoeken.

6) Waar wordt jouw data opgeslagen?

Data wordt gehost in de [EU/EER / regio]. Als internationale doorgifte van toepassing is, gebruiken we passende waarborgen zoals Standard Contractual Clauses. Vragen over privacy? Neem contact met ons op via de knop hieronder:

We weten dat HR data gevoelig is. Daarom is ELLA HR gebouwd met privacy en beveiliging als fundament.

Hoe we data veilig houden:

• alleen de juiste mensen krijgen toegang
• verbindingen zijn beveiligd
• we loggen admin activiteiten
• we onderhouden back ups en herstelprocedures
• als er iets misgaat, handelen we snel en transparant

Hoe we omgaan met privacy:

• we verwerken data uitsluitend namens organisaties
• we verkopen geen data en gebruiken deze niet voor advertenties
• we helpen organisaties om onderzoeken duidelijk uit te leggen aan medewerkers
• we beschermen anonimiteit door rapportage en filtering te beperken

Wat we nooit doen:

• Jouw data verkopen
• Antwoorden uit onderzoeken gebruiken voor advertenties
• Managers laten zien “wie wat heeft gezegd”
• Resultaten tonen die iemand identificeerbaar maken

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is de belangrijkste privacywet. Deze Code of Conduct beschrijft de gedragsregels en minimale standaarden voor iedereen die namens Mijn HR Held BV | ELLA HR werkt (inclusief externe developers en designers) en die direct of indirect toegang heeft tot persoonsgegevens en/of vertrouwelijke informatie. Het doel is te waarborgen dat Mijn HR Held BV | ELLA HR persoonsgegevens verwerkt in overeenstemming met de AVG en passende beveiligingsmaatregelen toepast conform industrienormen.

1. Doel & reikwijdte

Mijn HR Held BV en ELLA HR verwerken persoonsgegevens uitsluitend om klanten te ondersteunen bij interim HR opdrachten, HR adviesvraagstukken, HR Support abonnementen en via het ELLA HR dashboard voor medewerkerstevredenheidsonderzoeken, pulse onderzoeken en cultuuronderzoeken. Iedereen die werkt voor Mijn HR Held of met het ELLA HR dashboard houdt zich aan deze Code.

Dit document legt uit wat dit concreet betekent en hoe wij hiermee omgaan.

2. Kernprincipes (AVG Art. 5)

De kernprincipes zijn de zeven basisbeginselen van de AVG. Ze vormen het hart van onze compliance.

Rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie We verwerken alleen persoonsgegevens wanneer er een geldige rechtsgrond is.

Doelbinding Data wordt alleen gebruikt voor duidelijke, vooraf bepaalde doelen.

Dataminimalisatie We verzamelen en bewaren alleen gegevens die we echt nodig hebben.

Juistheid Personeelsgegevens moeten correct en actueel zijn.

Opslagbeperking Data wordt niet eindeloos bewaard. Bewaartermijnen worden vooraf afgestemd en daarna wordt data verwijderd of geanonimiseerd.

Verantwoordingsplicht (accountability)

Integriteit en vertrouwelijkheid We beschermen gegevens tegen cyberaanvallen en gaan integer om met klantdata. Omdat vertrouwelijkheid en integriteit centraal staan, werken we samen met tiensecurity.nl (Informatiebeveiliging & certificeringen – Tien Security).

Tien Security toont aantoonbaar aan dat zij:

• werken volgens vaste procedures (structuur, periodiek ISMS overleg, risicoanalyses)
• continu werken aan verbetering van organisatie en beveiliging
• anticiperen op externe bedreigingen en informatiebeveiliging up to date houden
• beveiligingsmaatregelen monitoren en evalueren volgens ISO27001

Binnen Mijn HR Held BV en het ELLA HR dashboard gebruiken we MFA (multi factor authenticatie). Het dashboard bevat ook een login en audittrail. Verderop in dit document staat ons incident response plan (wat we doen bij een datalek).

3. Rollen en verantwoordelijkheden

3.a. Mijn HR Held BV | ELLA HR kwalificeert doorgaans als verwerker bij het leveren van HR diensten en het ELLA HR dashboard. De klant is meestal verwerkingsverantwoordelijke. 3.b. Mijn HR Held | ELLA HR verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op basis van gedocumenteerde instructies van de klant, tenzij wetgeving anders vereist. 3.c. Alle teamleden zijn verantwoordelijk voor naleving van deze Code en voor het direct melden van incidenten, mogelijke datalekken of compliance risico’s.

4. Vertrouwelijkheid & toegangsbeheer

4.a. Toegang tot systemen en data is rolgebaseerd en beperkt tot wat noodzakelijk is (“least privilege”). 4.b. Inloggegevens zijn strikt persoonlijk en mogen niet gedeeld worden. 4.c. Administratieve toegang wordt waar mogelijk beschermd met MFA. 4.d. Toegang tot productieomgevingen wordt gelogd en periodiek beoordeeld.

5. Dataminimalisatie & datakwaliteit

5.a. Het ELLA HR dashboard verzamelt en verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die nodig zijn voor:

• distributie van onderzoeken
• analyse en rapportage op geaggregeerd niveau
• (optioneel) verbetering van de dienstverlening op basis van geanonimiseerde of geaggregeerde inzichten

5.b. Persoonsgegevens in het dashboard worden geanonimiseerd en niet herleidbaar gemaakt. 5.c. Mijn HR Held BV | ELLA HR ondersteunt klanten bij het actueel houden van teamstructuren en personeelslijsten om foutieve of herleidbare rapportages te voorkomen.

6. Anonimiteit & rapportagebescherming

6.a. Het ELLA HR dashboard hanteert minimale groepsgroottes (bijv. n≥5 of n≥7). 6.b. ELLA HR voorkomt herleidbaarheid door suppressie en aggregatieregels toe te passen. 6.c. Open tekstvelden worden zo ingericht dat het risico op het delen van persoonsgegevens wordt geminimaliseerd (bijv. waarschuwingen, filtering of samenvatting).

7. Bewaartermijnen & verwijdering

7.a. Bewaartermijnen zijn vastgesteld en gedocumenteerd. Wanneer klanten het jaar erop een vervolgonderzoek willen uitvoeren, wordt dit vooraf afgestemd. 7.b. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk of tijdig geanonimiseerd. 7.c. Verwijdering en export gebeuren op instructie van de klant, volgens afgesproken termijnen en SLA’s.

8. Beveiliging (integriteit & vertrouwelijkheid)

8.a. ELLA HR past passende technische en organisatorische maatregelen toe, waaronder:

• encryptie tijdens transport en waar passend in rust
• secure development practices
• monitoring, logging en back upbeleid
• kwetsbaarheidsmanagement en patchbeleid

8.b. Mijn HR Held | ELLA HR documenteert beveiligingsmaatregelen en herijkt deze periodiek.

9. Incidenten & datalekken

Vermoedens van incidenten of datalekken worden direct intern gemeld via privacy@ellahr.com. Daarnaast wordt het binnen 72 uur gemeld bij de relevante autoriteit. Mijn HR Held BV | ELLA HR onderzoekt incidenten, neemt mitigerende maatregelen en informeert de klant tijdig. Alle incidenten worden gedocumenteerd.

Rechten van betrokkenen (DSAR)

Mijn HR Held | ELLA HR ondersteunt klanten bij verzoeken van betrokkenen (inzage, verwijdering, etc.) voor zover dit past binnen de rol van verwerker. Verzoeken worden direct doorgestuurd naar de klant als verwerkingsverantwoordelijke, tenzij anders overeengekomen.

Subverwerkers & internationale doorgifte

Mijn HR Held BV | ELLA HR gebruikt uitsluitend subverwerkers met passende contractuele waarborgen. Wanneer doorgifte buiten de EER plaatsvindt, worden passende mechanismen (zoals SCC’s) toegepast en gedocumenteerd.